Заявка на сорт рослин (далі – заявка) – сукупність документів, перелік яких визначений статтею 20 Закону України «Про охорону прав на сорти рослин», що містять інформацію про власника сорту, його назву та технічну анкету.

Відповідно до статті 25 вище згаданого Закону експертиза заявки має статус державної науково-технічної експертизи. Вона проводиться з метою встановлення її відповідності вимогам Закону та підготовки обґрунтованих експертних висновків. Експертиза заявки складається з формальної експертизи (експертизи за формальними ознаками) та кваліфікаційної (технічної) експертизи. Експертизу заявки проводить Український інститут експертизи сортів рослин Мінагрополітики у сфері охорони прав на сорти рослин, розміщується за адресою: вул. Генерала Родимцева, 15, м. Київ, 02000, телефон: 044 258 3456..

Стаття 26 Закону України «Про охорону прав на сорти рослин» визначає, що формальна експертиза заявки проводиться з метою визначення відповідності формальних ознак вимогам. Під час проведення формальної експертизи:

а) визначається дата подання заявки відповідно до положень статті 21;

б) перевіряється відповідність складу документів заявки вимогам, визначеним частиною третьою статті 20;

в) заявка порівнюється з попередньо поданими;

г) встановлюється факт сплати збору за подання заявки.

У разі надходження матеріалів, на підставі яких може бути встановлена дата подання заявки:

а) протягом десяти календарних днів заявнику надсилаються повідомлення про прийняття заявки до розгляду (із зазначенням її номера та дати подання) та ввезення дослідних зразків сортів іноземної селекції (із зазначенням необхідної кількості) для цілей експертизи; повідомлення щодо сум зборів, які має сплатити заявник, та реквізити для сплати;

б) до Реєстру заявок вносяться відомості.

У разі надходження матеріалів, на підставі яких дата подання не може бути встановлена, заявка вважається неподаною, про що протягом десяти календарних днів заявнику надсилається експертний висновок із зазначенням дати надходження матеріалів. Перше повідомлення про результати формальної експертизи повинно бути надіслано Компетентним органом заявникові не пізніше трьох місяців з дати одержання ним матеріалів заявки.

У разі відповідності формальних ознак заявки встановленим вимогам і одержання позитивних висновків за положеннями пунктів “а”, “б” і “г” частини другої статті 26 вище згаданого Закону:

а) заявнику протягом десяти календарних днів надсилається експертний висновок про позитивні результати формальної експертизи і про початок проведення кваліфікаційної експертизи;

б) в офіційному виданні публікуються відомості про заявку.

Після опублікування відомостей про заявку будь-яка особа має право ознайомитися з матеріалами заявки в установленому порядку.

У разі невідповідності формальних ознак заявнику надсилається відповідний експертний висновок. Заявник зобов’язаний усунути зазначену невідповідність протягом двох місяців від дати одержання ним експертного висновку. Цей строк може бути продовжений на шість місяців за умови сплати відповідного збору. В противному разі заявнику надсилається рішення про відмову в державній реєстрації прав на сорт. Строк, пропущений з поважних причин, поновлюється за умови подання заявником клопотання протягом дванадцяти місяців від дати його закінчення та сплати відповідного збору.

Формальна експертиза заявки триває від трьох до шести місяців.